Egyedi szoftver vagy kész rendszer? Döntési szempontok vállalkozásoknak

Amikor egy vállalkozás kinő egy táblázatot vagy egy egyszerű programot, előbb-utóbb felmerül a kérdés: vegyünk egy kész rendszert, vagy fejlesszünk sajátot? Mindkét útnak megvannak az előnyei, és egyik sem jobb minden helyzetben. Ez a cikk abban segít, hogy a döntést ne megérzés alapján, hanem végiggondolt szempontok mentén hozd meg.

Mit nevezünk kész rendszernek?

Kész (más néven dobozos vagy SaaS) rendszeren olyan szoftvert értünk, amelyet sok ügyfél számára fejlesztettek, és jellemzően előfizetéssel vagy licencdíjjal használható. Ilyenek például a számlázóprogramok, CRM-rendszerek, projektmenedzsment-eszközök vagy webshopmotorok.

Egyedi szoftver ezzel szemben kifejezetten egy szervezet igényeire készül. Lehet teljesen önálló alkalmazás, de lehet egy meglévő rendszert kiegészítő modul vagy több rendszert összekötő réteg is.

A kész rendszerek előnyei

• Gyorsan bevezethetők. Sok esetben néhány nap alatt el lehet kezdeni a használatot.
• Kiszámítható induló költség. A díjszabás általában előre ismert.
• Kipróbált működés. Más felhasználók már sok hibát felfedeztek és jeleztek.
• Folyamatos fejlesztés és karbantartás a szolgáltató részéről.

Ha a vállalkozásod folyamatai nagyjából megegyeznek azzal, amit az adott szoftver feltételez, a kész megoldás gyakran a legésszerűbb választás.

Mikor kezd kevés lenni a kész megoldás?

Vannak jelek, amelyek arra utalnak, hogy a kész rendszer inkább akadály, mint segítség:

• A csapat rendszeresen kerülőutakat használ: a szoftver mellett párhuzamos táblázatokat vezet.
• Több kész rendszert kell használni egyszerre, és ezek között kézzel kell átvinni az adatokat.
• A működésetek egy fontos része egyszerűen nem képezhető le a rendszerben.
• A licencdíjak a felhasználók számával olyan mértékben nőnek, hogy már érdemes alternatívát keresni.
• Fontos, hogy az adatok és a működés feletti kontroll a vállalkozásnál maradjon.

Egy-egy ilyen jel még nem jelenti azt, hogy egyedi fejlesztésre van szükség. Ha azonban több is fennáll, érdemes komolyabban megvizsgálni a lehetőségeket.

A döntés szempontjai

1. Mennyire egyedi a folyamat?

Az a kérdés, hogy a vállalkozásod versenyelőnye mennyire kötődik az adott folyamathoz. A könyvelést vagy a bérszámfejtést a legtöbb cég hasonlóan végzi – itt ritkán éri meg egyedi megoldást fejleszteni. Ha viszont az ajánlatkészítés, a gyártásütemezés vagy az ügyfélkiszolgálás módja az, ami megkülönböztet titeket, akkor egy szabványos eszköz ezt az előnyt is szabványosíthatja.

2. Teljes költség, nem csak induló ár

Egy kész rendszer induló költsége alacsonyabb, de érdemes több évre előre számolni: előfizetési díjak, felhasználónkénti díjak, kiegészítő modulok, valamint a kerülőutakra fordított munkaidő. Egy egyedi szoftvernél a fejlesztés mellett a karbantartással, az üzemeltetéssel és a későbbi továbbfejlesztéssel is számolni kell. A két oldal csak akkor hasonlítható össze tisztességesen, ha mindkettőnél a teljes életciklust nézzük.

3. Integráció a meglévő rendszerekkel

Gyakran nem az a kérdés, hogy egyedi vagy kész, hanem az, hogy a meglévő eszközök hogyan működnek együtt. Ha a kész rendszerek rendelkeznek jól dokumentált API-val, előfordulhat, hogy egy kisebb egyedi integráció a legjobb megoldás: a bevált eszközök maradnak, de megszűnik közöttük a kézi adatmozgatás.

4. Kockázatok

Mindkét útnak vannak kockázatai. Kész rendszernél ilyen lehet a szolgáltató árazásának vagy funkcióinak változása, illetve az adatok kinyerésének nehézsége, ha váltani szeretnél. Egyedi fejlesztésnél a fő kockázat a rossz tervezés és az, ha a tudás egyetlen fejlesztőnél marad. Ezek kezelhetők: dokumentált forráskóddal, egyértelmű szerződéses feltételekkel és a felhasználási jogok rendezésével.

5. Időtáv

Ha gyorsan kell megoldás, és a folyamat még alakulóban van, egy kész rendszerrel érdemes kezdeni. Ez segít kiforrni a működést. Ha a folyamatok már stabilak, és tudod, mire van szükséged, egy egyedi fejlesztés jobban kihasználhatja ezt a tudást.

A harmadik út: kombináció

A legtöbb vállalkozás számára nem a „mindent egyedileg” vagy „mindent dobozból” a reális válasz. Gyakran az működik a legjobban, ha:

• a szabványos területekre (számlázás, könyvelés, e-mail) bevált kész eszközt használtok,
• a vállalkozásra jellemző, egyedi folyamatokra célzott alkalmazás készül,
• a kettőt integrációk kötik össze, hogy az adat egyszer kerüljön rögzítésre.

Hogyan kezdj hozzá?

Mielőtt bármelyik irányba elköteleződnél, érdemes leírni a jelenlegi folyamatot, összegyűjteni a tényleges problémákat, és megfogalmazni, mi lenne a sikeres eredmény. Ezzel a listával már megalapozottan lehet összehasonlítani a kész termékeket – és ha egyik sem felel meg, egy egyedi fejlesztés terveként is jól használható.

Ha szeretnéd ezt a mérlegelést közösen elvégezni, írj nekünk, vagy olvass többet az egyedi szoftverfejlesztésről.